Protokoll 4/21 – styremøte Norges Blindeforbund Rogaland

Zoom- og telefonmøte 3. mai og 10. mai 2021

Nyhetssak fra 20. mai 2021

Tilstede:

Vibeke Kaarstad
Thor Dagfinn Bjelland
Johnny Stangeland
Solfrid Eggen
Atle Bylund Breda
Maria Therese Ueland
Elena Daniella Trifan

Forfall:

Marie Therese Ueland forlot møtet under sak 51/21 og hadde planlagt forfall frem til sak 56/21 hvorpå hun deltok i resten av møtet.

Atle Bylund Breda deltok ikke i møtet fra sak 56/21.

Solfrid Eggen forlot møtet under sak 60/21, men var med å behandle vedtektsendringsforslag én til og med tretten.

Referent:

Øystein H. Fylling (seksjonsleder lokalt arbeid)

Sak 42/21 Godkjenning av innkalling og saksliste

Kaarstad ønsker at skriftlige orienteringssaker fra administrasjonen skrives i direkte i saklista til møtet under saken «Orienteringssaker».

Styret ble enige om at saker knyttet til regnskap og årsmøte skulle behandles først i møtet for å sikre at det blir tid til å håndtere disse. Da det ble så vidt mange saker som ikke lot seg behandle innenfor tidsrammen, utvidet styret i løpet av møtet tidsrammen til også å innbefatte tiden den 10. mai.

Vedtak:
Styret godkjente sakslisten og innkallingen til møtet.

Sak 43/21 Godkjenning av protokoll 3/21

Protokollen var godkjent ved omsending i forkant av møtet.

Sak 44/21 Orienteringssaker

Kaarstad oppdaterte styret på prosessen rundt å kontakte Frivillighetssentralene. Dette arbeidet er godt i gang. Hun har også informert Arild Hagen og Sverre Fuglerud om saken om lese- og sekretærhjelp. Vedtaket knyttet til VO-midler som kan ha blitt fordelt feil er også videreformidlet fra Kaarstad.

Kaarstad har videre vært i kontakt med Grethe Lyngedal for å få bistand til å søke voksenopplæringsmidler knyttet til arrangementet som avholdes i forbindelse med årsmøtet i juni.

Kaarstad informerte om forarbeidet som er gjort i forbindelse med å skape et prosjekt med tandemsykling i Rogaland. Styret er opptatt av at tandemsyklene skal være elektriske for å gjøre dem mest mulig tilgjengelige for flest mulig av medlemmene. Kaarstad spurte styret om de ønsket å utgjøre styringsgruppen i prosjektet eller om hun skal sette sammen en gruppe med representanter også utenfor styret. Styret ga Kaarstad mandat til å sette sammen en styringsgruppe med egnet sammensetning, f.eks. Kaarstad, ett styremedlem og et eller flere medlemmer som er interesserte i prosjektet. Det kan også være aktuelt å hente inn ressurser fra sykkelklubber i fylket i forbindelse med prosjektet.

Fylling informerte styret om at daglig leder i Rogaland fylkeslag har blitt tildelt andre oppgaver til og med årsmøtet 2021. Beslutningen ble fattet da administrativ ledelse mener det er hensiktsmessig for å ivareta varsling- og konflikthåndteringsprosesser i Rogaland fylkeslag. Styret tar dette til etterretning og vil være i dialog med Fylling om hvordan situasjonen kan løses best mulig innenfor de rammene som ligger der og om rammene eventuelt må justeres.

Vedtak:
Tatt til orientering.

Sak 45/21 Medlemspleie

Dokumentet 44A – Medlemstall var sendt styret i forkant av møtet.

Medlemstallet er nå 504 ifølge Kaarstad. Styret gikk også igjennom den aktiviteten som hadde vært siden sist. Det har kommet ett nytt medlem siden forrige styremøte.

Vedtak:
Tatt til orientering.

Sak 46/21 Økonomi

Følgende dokumenter var sendt styret i forkant:
• 45A - Driftsrapport Rogaland fylkeslag per 31.03.21
• 45B - Koststedsrapport for Rogaland fylkeslag per 31.03.21
• 45C - Balanserapport Rogaland fylkeslag per 31.03.21
• 45D - Kommentarer til resultatregnskapet pr. 31.03.21

Kommentarene til resultatregnskapet pr. 31.03.21 bli lest høyt i møtet og styret konkluderer med at underforbruket er stort og at den økonomiske soliditeten er høy.

Vedtak:
Tatt til etterretning.

Sak 47/21 Årsregnskap 2020

Dokumentet 46A Årsregnskap 2020 Rogaland Fylkeslag var sendt ut i forkant av møtet. Dokumentet har også blitt sendt ut tidligere.

Styret ønsket en redegjørelse for følgende endringer sett opp mot 2019:
• Hvorfor det er en økning på vel 2 000 kroner i forbruket til porto.
• Hvorfor telefonutgiftene økte med ca. 10 000 kroner.
• Hvorfor det har vært en økning på ikke oppgavepliktig reisekostnader.
• Hvorfor møtekostnadene i 2020 var omtrent like høye som foregående år på tross av pandemien.

Regnskapsfører Joanna Hvalen utdypet disse punktene pr. e-post.

Vedtak:
Styret vedtok regnskapet og samtlige vil signere det digitalt.

Sak 48/21 Budsjettforslag 2021

Dokumentet 47A Budsjettforslag 2021 var sendt styret før møtet.

Det er i praksis ikke endringer i det reviderte budsjettet sett opp mot det som ble vedtatt på fylkeslagets høstmøte. Gitt den uforutsigbare situasjonen pandemien skaper, velger styret å legge dette til grunn selv om man må forventet vesentlige avvik som regnskapsrapporten over viser.

Vedtak:
Forslaget til revidert budsjett ble vedtatt og vil fremmes for årsmøtet som det foreligger.

Sak 49/21 Årsmelding 2020

Dokumentet 48A Årsmelding 2020 Rogaland Fylkeslag var sendt styret på forhånd.

Vedtak:
Styret gjennomfører et arbeidsmøte den 11. mai kl. 19 og for å gjøre enkelte justeringer i dokumentet.

Sak 50/21 Årsmøtet 2021

Følgende dokumenter var sendt styret på forhånd:
• 49A – Saker fra medlemmer
• 49B – Protokoll nr 819 sak 115
• 49C - Oppfølging hotell

Generelt om møtet:
Styret gikk gjennom status i planleggingen.

Kaarstad informerte om at NBfU ønsker å delta med en to eller flere observatører under årsmøtet.

Vedtak:
Styret ser med glede på henvendelsen fra NBfU og ønsker gjerne at de deltar så sant smittevernsrestriksjonene ikke gjør at det blir plassbegrensninger som kan føre til at medlemmer utestenges. I en slik situasjon vil fylkeslagets medlemmer bli prioritert. Kaarstad følger opp henvendelsen.

Kaarstad og sekretæren ved kontoret vil bestille nødvendig fellestransport.

Bjelland vil i samråd med sekretær ha dialog med hotellet om menyen i tilbudet. Som økonomirapporten viser kan det være rom for å velge noe mer påkostede løsninger enn først planlagt.

Eggen og Bjelland vil ferdigstille et forsalg til program/tidsskjema for møtet. Programmet skal utformes slik at arrangementet fyller kriteriene for voksenopplæringsmidler. Grethe Lyngedal bistår i dette arbeidet ved behov. Programmet vil bli godkjent ved omsending og/eller behandlet i styremøtet den 11. mai.

Fylling og Trifan vil bistå Ueland under Zoom-opplæringen som er planlagt. Ueland vil sikre at det ligger ved en beskrivelse av hvordan man laster ned Zoom-appen til møteinvitasjonen.

Styret vil honorere møteassistenter i forbindelse med årets møte da det er vesentlig mer arbeidskrevende å avholde arrangementer med dagens smittevernstiltak. Honoraret settes til 2 500 for arrangementet. Tor Dagfinn Bjelland kontakter aktuelle kandidater og Kaarstad søker å få dekket utgifter knyttet til dette gjennom voksenopplæringsmidler.

Styret har tidligere besluttet å forslå Solfrid Eggen som dirigent til årsmøtet. Etter en vurdering av arbeidsbyrden dette innebærer, vil styret foreslå to dirigenter der Eggen er den ene og Bernt Elde vil bli forespurt om han kan være den andre.

Saker fra medlemmene
Det er kommet inn fire saker fra medlem Tore Nærland. Disse er:
• Redegjørelse knyttet til hvorfor daglig leder ikke deltar i styremøtene.
• Tap av gavekort.
• Lønn lese- og sekretærhjelp.
• Orientering om hvordan det går i forhold til nye lokaler og kontorer til Rogaland fylkeslag i Stavanger-området?

Vedtak:
Fylling vil gi en redegjørelse for situasjonen ved administrasjonen i fylkeslaget.

Fylling vil opplyse om at gavekortene er erkjent tapt. Daglig leder har politianmeldt tapet og vi avventer i skrivende stund politiets behandling av saken. Når denne sluttføres vil det søkes erstatning gjennom forbundets reiseforsikring.

Saken om lese- og sekretærhjelp er sendt til interessepolitisk utvalg og til interessepolitisk avdeling.

Når det gjelder saken om lokaler i Rogaland fylkeslag, så har styret basert seg på foregående styres vedtak om saken som var følgende:

Sak 115/19 Kontorlokasjon og datakapasitet

Administrasjonen opplever store utfordringer hva angår kapasiteten på nettlinjen til kontoret, noe som gjør at det enkelte dager er vanskelig å utføre nødvendige oppgaver på en tilfredsstillende måte. Telefonen som nå går på samme nettlinje blir også skadelidende. Tom har tatt kontakt med Terje Mork, som mener en oppgradering til fiber er nødvendig. Da bør man i så tilfelle ikke ha flytteplaner med det første, da dette er en investering av en viss størrelse.

Vedtak:
Dagens kontorlokasjon fredes til et minimum av fem år.

Det er styrets oppfatning at dagens kontorlokaler er tilfredsstillende i tillegg til at disse har gratis leie, men at det er viktig å få på plass gode lokaler til lokallagsaktivitet, m.m. Et utvalg ledet av Kaarstad arbeider med denne tematikken. Hun vil orientere årsmøtet om prosessen og søke møtets støtte til det videre arbeidet.

Saker fra styret:
Som sak 51/21 viser ønsker styret å fremme saken om at gaver kjøpes via iCare for å støtte øyehelse gjennom gavene fylkeslaget gir.

Styret ønsker også å forberede en sak til årsmøtet om aktivitetsplan og påvirkningen COVID-19 har hatt på arbeidet med denne.

Sak 51/21 Gaver fra iCare

Se styrets behandling i forrige møte der styret ønsker å kjøpe alle gaver gjennom iCare. Eggen foreslår for styret at denne saken fremmes for årsmøtet.

Styret har fått tilsendt prisoversikt over artiklene fra iCare og gikk gjennom denne og besluttet hvilke artikler de vil gi som gaver. Gavene har en verdi på 325 pr. mottager. Styret legger til grunn at det er 8-10 personer som skal ha gaver.

Vedtak:
Styret vil fremme forslag til årsmøtet om at fremtidige gaver kjøpes gjennom iCare.

Eggen kjøper i samråd med administrasjonen inn 12 gaver av 375 kroner til årsmøtet. Gaver som eventuelt ikke forbrukes i løpet av møtet vil bli lagret på kontoret til senere anledninger.

Sak 52/21 Synshemmedes aksjonsuke 2021 (Uke 24)

Kaarstad informerte om dialogen hun har hatt med kommunikasjonsavdelingen om profileringsartikler. Dette er ikke helt avklart, men kommunikasjonsavdelingen vil komme tilbake til Kaarstad med en beskrivelse på hva som finnes.

Styret gikk gjennom øvrig status for arbeidet.

Vedtak:
Kaarstad vil i samråd med sekretær ved kontoret i Rogaland ta kontakt med aktuelle steder for å ha stand i Sørfylket. Bjelland har kontaktet aktuelle steder i Nordfylket og responsen er god selv om de formelle søknadene foreløpig ikke er sendt.

Styret vil bruke årsmøtet til å motivere medlemmer til å bidra med aksjonene de planlegger. Det kan også være aktuelt å sende ut e-post eller på annen måte motivere i forkant av konkrete stands. Informasjon blir også lagt ut i Facebook-gruppene til Stavanger og Haugesund lokallag av henholdsvis Kaarstad og Trifan.

Sak 53/21 Bussaksjonen i Nordfylket

Følgende dokumenter var sendt ut i forkant av møtet:
• 52A – Bussaksjon
• 52B – Møte med Kolumbus

Tor Dagfinn Bjelland mener at fylkeslaget bør henvende seg til samferdselskomiteen med resultatene som viser liten grad av bedring. Brevet bør også stiles til leder for funksjonshemmedes råd.

Det er i ettertid av forrige styremøte kommet mer informasjon om situasjonen i Sørfylket fra et engasjert medlem som har beskrevet sine opplevelser gjennom lang tid med opprop på buss. Styret mener likevel at det er riktig å vente med en oppfølging mot Kolumbus om situasjonen i Sørfylket til høsten da det er hektisk frem mot årsmøtet.

Vedtak:
Fylling og lokal administrasjon vil samarbeide med Trifan og Bjelland for å sette opp et møte med Kolumbus der resultatene fra Nordfylket presenteres. Eventuelt brev vil også bli avklart i denne dialogen.

Sak 54/21 Avtale med taxinæringen

Følgende dokumenter var sendt styret i forkant:
• 53A – Ny mail til Egersund Taxisentral 23.04.21
• 53B - Oppfølging Egersund Taxisentral

Egersund Taxisentral har takket nei til å delta i rabattavtalen der medlemmer i Norges Blindeforbund skal få 7% rabatt på sine reiser. Så langt ønsker Karmøy Taxi og Stavanger Taxi å inngå en slik rabattavtale med fylkeslaget. Disse to selskapene dekker ikke hele Rogaland, men store deler av fylket.

Johnny Stangeland foreslår at fylkeslaget forsøker å ferdigstille avtalen med disse to selskapene, men at de gjøres oppmerksomme på at avtalen kan bli utvidet med andre selskap som ikke er i direkte konkurranse med andre sentraler i avtalen.

Vedtak:
Administrasjonen ved Fylling ser på mulighetene for å lande en avtale med disse selskapene som foreslått av Stangeland. Administrasjonen vil samarbeide med Stangeland om arbeidet.

Sak 55/21 Internasjonalt arbeid
Elena Trifan orienterte om status i det påbegynte prosjektet der Rogaland fylkeslag vil samarbeide med et rumensk fylke for å tilby opplæring og informasjonsutveksling.

Partneren i Romania er klare til å søke om prosjektet, men må legge ved en samarbeidsavtale med foreslåtte aktiviteter finansiert gjennom Frivillighet Norge fra Rogaland fylkeslag.

En slik avtale må ferdigstilles i løpet av mai.

Vedtak:
Trifan og Fylling vil skrive utkast til avtale som må signeres innen mai.

Sak 56/21 Punktskriver
Følgende dokumenter var sendt ut på forhånd:
• 55A – Punktskriver
• 55B – Tilbud 5260 CANTEC AS
• 55C – Mail til Helge Skretting 18.03.21
• 55D - Oppfølging av sak vedr. punktskriver

Lions har gjort en stor innsats for å samle inn penger til fylkeslaget slik at det kna kjøpes inn en punktskriver til kontoret. Dette er viktig for fylkeslagets punktbrukere.

Det er laget en plan for å skape oppmerksomhet rundt denne generøse gaven og viktigheten av punktskrift som skriftspråk.

Gaven dekker innkjøp av punktskriver ekskludert moms og fylkeslaget må følgelig sel dekke moms og frakt som beløper seg til henholdsvis 11 525 og 650 kroner. I tillegg kommer miljøavgift på 450 kroner.

Vedtak:
Styret takker Lions for generøsiteten og setter av NOK 12 625 til å dekke mellomlegget.

Sak 57/21 Ukesrapporter
Dokumentet 56A Ukesrapporter var sendt styret på forhånd.

Dokumentet ble gjennomgått i møtet.

Vedtak:
Tatt til orientering. Nytt styre vil komme tilbake til rapporteringsrutinene mellom styret og administrasjonen etter årsmøtet.

Sak 58/21 Oppfølging av tidligere styrevedtak

Kaarstad innledet til saken med å si at styret tidligere har vedtatt at de skal ta en beslutning på om fylkeslaget skal avholde en synscafé i september -21 innen 31. mai.

Solfrid Eggen innledet til tidligere sak om fordeling av voksenopplæringsmidler i Rogaland. Prinsippet er at den som avholder aktiviteten skal motta midlene knyttet til den. Det nye styret bør følge opp denne saken og sikre at fordelingen skjer etter dette prinsippet.

Vedtak:
Styret legger opp til å avholde synscafé til høsten dersom pandemien tillater det.

Sak 59/21 Lese og sekretærhjelp

Følgende dokumenter var sendt ut på forhånd:
• 58A – Interessepolitisk utvalg
• 58B – Oppdatert søknadsskjema
• 58C – Regningsskjema

Tore Nærland har tidligere bedt styret om å arbeide for at lese- og sekretærhjelper får høyere lønn. Denne oppmodingen er sendt til interessepolitisk avdeling og interessepolitisk utvalg. De har ikke jobbet med satsene ennå, men er kjent med tematikken.

Det interessepolitiske arbeidet har i hovedsak fokusert på å skape en søknads og registreringsrutine som er funksjonell for brukerne samtidig som den tilfredsstiller statens behov for dokumentasjon og spesifisering.

Vedtak:
Styret støtter det interessepolitiske arbeidet med å forenkle bruken av ordningen selv om styret forstår at behovet for nødvendig dokumentasjon må ivaretas, oppleves det lite hensiktsmessig at brukeren må oppgi informasjon som allerede er registrert i offentlige registre, som f.eks. styreverv.

Sak 60/21 Plandokumenter

Følgende dokumenter var sendt styret i forkant:
• 59A – Oversendelsesbrev plandokumenter
• 59B – Utkast til prinsipprogram
• 59C – Utdrag fra Sentralstyreprotokoll
• 59D – Utkast til Handlingsplan 2022 – 2023
• 59E – Vedtektsutvalgets forslag til vedtektsendringer

Vedtak:
Se vedlegg 1 – vedtektsutvalgets innstilling med fylkeslagsstyrets innstilling til vedtektsendringsforslag.

Styret støtter de øvrige plandokumentene slik de er fremlagt.

Sak 61/21 Eventuelt
Det var ingen saker under eventuelt.