Protokoll 1 fra styremøte i Vest-Agder fylkeslag 21.01.21

I sammenheng med dette styremøtet hadde styret invitert økonomisjef Berit Dalvik til å holde kurs om økonomi og regnskap. Kurset ble holdt 20.01 fra kl 1000-1345 via den digitale plattformen «zoom». Økonomihåndbok for fylkeslag var grunnlagsmateriale for kurset. En rekke spørsmål som tidligere var oversendt sentralstyret, jf. sak 70/20, protokoll 7 Vest-Agder fylkeslag, ble gjennomgått og belyst. Styret er takknemlig for at kurset lot seg gjennomføre selv om det måtte foregå digitalt. Et oppfølgingskurs kan bli aktuelt når alle kan møtes fysisk igjen.

Nyhetssak fra 02. februar 2021

Tidsramme for styremøtet 21.01. var 1000-1510.

Sted: Gyldenløves gate 5, 4. etg., Kristiansand. Møtet var kombinert fysisk og på telefon.

 

Innkalt:

Helge Pedersen, leder.

Astrid Hopland Svendsen, nestleder.

Charlotte Wesenberg, styremedlem.

Clarens Waage, styremedlem.

Bente Brottveit, 1. varamedlem. (Møter med stemmerett.)

Anne Grete Heim, 2. varamedlem.

Fra Adm. Sigrun A. Storaker, daglig leder.

Bente Brottveit og Sigrun A. Storaker deltok på telefon.

 

 

Før saksbehandling holdt styret minnestund over Aase Birkeland som døde 05.01.21. Leder Helge Pedersen innledet, og Anne Grete Heim leste minneord som var skrevet av Charlotte Wesenberg. 

Etter at alle fikk anledning til å uttrykke sine tanker rundt Aases bortgang, tok styret så fatt på følgende saksliste:

Sak 01/21 Godkjenning av innkalling og saksliste.

Sak 02/21 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17.12.20.

Sak 03/21 Anvisning av bilag. Jf. sak 116/20.

Sak 04/21 Endring av beløpsgrense for signering av person 2 i nettbanken.

Sak 05/21 Rolleavklaring-oppgavefordeling administrativt og politisk. Jf. sakene 89/19 og 08/20, samt gjeldende instruks for daglig leder og Blindeforbundets vedtekter, §§ 4-8.

Sak 06/21 Økonomisk status. Regnskapsrapport. Søknader.

Sak 07/21 Daglig leder orienterer.

Sak 08/21 Årshjul 2021.

Sak 09/21 TT-situasjonen. Jf. Eventuelt i protokoll 5, sakene 68/20, 96/20 og  124/20.

Sak 10/21 Medlemskontaktordningen. Jf. sakene 90/19, 10/20 og 73/20.

Sak 11/21 Turer 2021. Jf. sak 47/20.

Sak 12/21 Årsmøte i Vest-Agder fylkeslag 23.04. - 25.04. 2021.

Sak 13/21 Skriftlige orienteringssaker.

Sak 14/21 Muntlige orienteringssaker.

Sak 15/21 Samarbeid med Aust-Agder fylkeslag.

Eventuelt

 

Sak 01/21 Godkjenning av innkalling og saksliste.

Godkjent med tilføyelse av sakene 04./21 og 15/21, samt to saker under «Eventuelt».

 

Sak 02/21 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17.12.20.

Godkjent ved omsending.

 

Sak 03/21 Anvisning av bilag. Jf. sak 116/20.

Her må det reoppnevnes en person siden Aase Birkeland hadde denne funksjonen. Jf. vedtak i sak 116/20.

Vedtak: Styret oppnevner Astrid Hopland Svendsen til å inneha anvisningsrett i tillegg til leder Helge Pedersen.

 

Sak 04/21 Endring av beløpsgrense for signering av person 2 i nettbanken.

For Vest-Agder fylkeslag gjelder idag at for uttak større en kr 10.000,- kreves signering av en person i tillegg til daglig leder.

Daglig leder ønsker at denne ordningen skal gjelde for alle uttak fra kr 1,- og oppover, og sier at dette er praksis i de fleste fylkeslag, og en anbefaling fra NBf sentralt og revisor.

Vedtak: Styrets flertall ønsker å få mer kunnskap om denne praksisen vil medføre betydelig forsinkelse av tilbakebetaling av mindre utlegg som f. eks. reiseutgifter, og stemte for å utsette saken til neste styremøte.

Mindretallet, styrets leder, ønsket at ny praksis ble vedtatt i dette møtet.

Saken settes opptil beslutning i styremøtet som er planlagt til 25.02.21.

 

Sak 05/21 Rolleavklaring-oppgavefordeling administrativt og politisk. Jf. sakene 89/19 og 08/20.

Vedlagt saken var gjeldende stillingsinstruks for daglig leder og Blindeforbundets vedtekter, §§ 4-8.

Bakgrunnen for saken var å få avklart oppfatninger om enkelte punkter i stillingsinstruks for daglig leder, både fra en administrativ og politisk synsvinkel.

Diskusjonen avdekket at enkelte punkter tolkes/oppfattes ulikt, - noe styret tar til etterretning.

Dette innebærer at styrets medlemmer eller andre frivillige må være innstilt på å ta på seg flere oppgaver slik at vedtatt handlingsplan kan gjennomføres.

Et krav fra daglig leder er at styret oppnevner ansvarspersoner for alle prosjekter som planlegges.

Pga tidspress vil daglig leder at styret jevnlig presenterer en liste med oppgaver i prioritert rekkefølge. Her inngår gjennomføring av protokollerte vedtak.

Dette skal kvalitetssikres gjennom ukentlige møter/samtaler  mellom styreleder og daglig leder, samt i form av ukerapporter fra daglig leder til hele styret.

 

Sak 06/21 Økonomisk status. Regnskapsrapport. Søknader.

*Mottatt regnskapsrapport pr 30.11.20 og bankkontoutskrift for desember 2020.

Utgifter og inntekter gjenspeiler fortsatt lav aktivitet pga pandemien.

*Søknad til legatet Hjelp til selvhjelp om omdisponering av tilståtte midler til aktivitetstur til Fuglesangsenteret, er sendt. Eventuelle midler er tiltenkt planlagt tur til Kirkenes.

*Mottatt kr 30.000,- fra stiftelsen Dam til prosjektet «Digital pårørende opplæring». Jf. sak 117/20.

Vedtak: Charlotte Wesenberg lager en skisse for gjennomføring av prosjektet, som legges fram for styret på neste møte.

*Mail fra NBFU, datert 11.01.21 vedr. grunnlag for støtte til NBFU Sør.

Vedtak: Styret er i utgangspunktet selvsagt positiv til å støtte opp om tilbud til unge medlemmer. Vi etterlyser imidlertid konkrete planer for hva pengene skal brukes til, og minner om at fylkeslaget allerede har kr 37.000,- i øremerkede midler til ungdomsaktiviteter. Jf. sak 117/20, protokoll 12.

Styret ber daglig leder formidle dette til NBfU Sør.

Styret ønsker å invitere to eller flere fra NBfU Sør til fylkeslagets årsmøte slik at våre unge medlemmer og deres ønsker kan bli sett og hørt.

*Prosjekt «Tøy strikken, øk motorikken».

Søknad til fylkeskommunen , utvalg for kultur, frivillighet og folkehelse, om midler til aktivitetstur til Eikerapen som helsefremmede tiltak. Prosjekttittel er «Tøy strikken, øk motorikken».

Charlotte Wesenberg har laget et utkast til søknad og sendt dette til daglig leder sammen med eksempler på søknader som er innvilget.

Vedtak: Daglig leder formulerer ferdig søknad , og sender den til politisk behandling i fylkeskommunen.

 

Sak 07/21 Daglig leder orienterer.

*iStøtet- deltatt i diverse møter på zoom. Fakturert for timer brukt kr 19.000,-.

*Kontakt med medierådgiver Elin Dragland vedr. saker vi kunne tenke oss å fronte i media i forbindelse med f. eks. glaukom-uka i mars og førerhundens dag.

*Forespørsel om ambassadøroppdrag til Tinnstua barnehage. De ønsker også materiell som kan vise punktskrift.

*Daglig leder er kontaktet  av leder for lokalt arbeid til å delta i en arbeidsmiljø-gruppe.

*Z i telefonen. Oppfordring fra Blindeforbundet sentralt om ny ringerunde til alle medlemmer. Daglig leder har ikke kapasitet til dette.

Styret foreslår at hun retter en forespørsel til rehabiliteringskontaktene våre for å få oppdraget utført.

*Årsmøtet i Funkis. Her skulle Aase Birkeland deltatt. Det blir ingen deltagelse fra oss denne gangen.

*Medlemsstatus: 257 medlemmer pt, hvorav 5 nye. 1 utmelding og 2 dødsfall.

36 støttemedlemmer, hvorav 7 nye.

*Faste givere: 1278 pr 01.01.21. (4 færre enn for en mnd siden.)

 

Sak 08/21 Årshjul 2021.

Fylkeslagsstyret og lokallagsstyrene er ansvarlig sammen med daglig leder for å holde årshjulet oppdatert.

Årshjulet gjøres tilgjengelig for medlemmer og andre interesserte under «Nyheter» på fylkeslagets hjemmeside.

Daglig leder sier hun ikke har kapasitet til å holde aktivitetskalenderen på hjemmesiden oppdatert i Korona-perioden.

 

Sak 09/21 TT-situasjonen. Jf. Eventuelt i protokoll 5, sakene 68/20, 96/20 og  124/20.

Charlotte Wesenberg har holdt styret orientert om utviklingen i TT-saken i eposter  datert 23.12.20, 06.01.21 og 11.01.21.

Informasjons-/dialogmøtene med politikerne i samferdselsutvalget fortsetter.

Wesenberg orienterte styret om en positiv utvikling i saken som innebærer at brukerstemmen er blitt hørt. Endelig vedtak om TT-ordning i Agder skal gjøres i fylkestinget i juni, eventuelt etter sommerferien. Innen den tid skal det avholdes flere møter i TT-utvalget, samt en høringskonferanse der organisasjonene blir invitert til å delta.

 

Sak 10/21 Medlemskontaktordningen. Jf. sakene 90/19, 10/20 og 73/20.

Det er nå snart et år siden det ble avholdt kurs for gamle og eventuelt nye medlemskontakter. Alle som ønsker å være/fortsette som medlemskontakter, må registreres ved kontoret og tildeles en liste over medlemmer som ønsker dette tilbudet.

Daglig leder har nå registrert seks medlemskontakter, fire damer og to menn. Fire av disse er nye, og har ikke noen medlemmer på sin liste pt.

Vedtak: Daglig leder sender sms til alle medlemmer med informasjon og tilbud om medlemskontakt.

Daglig leder ber rehabiliteringskontaktene om å informere om tilbudet når de er på hjemmebesøk.

 

Sak 11/21 Turer 2021. Jf. sak 47/20.

Eikerapen 28.05. - 30.05.

Clarens Waage og Astrid Hopland Svendsen sammen med daglig leder er prosjektgruppe.

Daglig leder har innhentet pris for to døgn m/helpensjon. Transport ikke avklart.

Her legges det opp til en helg med helsefremmende aktiviteter i fokus. Jf. søknad til fylkeskommunen, siste punkt under sak 06/21 i denne protokollen.

Vedtak: Kr 1500,- i egenandel. sms med info og påmelding sendes ut innen 01.04.

 

Kirkenes 02.09. - 06.09.

bente Brottveit og Charlotte Wesenberg sammen med daglig leder er prosjektgruppe.

Daglig leder har innhentet tilbud fra Berg-Hansen reisebyrå som inkluderer fly og fire hotellovernattinger.

Vedtak: Egenandel på kr 5.000,- basert på 18 reserverte plasser. Sms til medlemmene med info og påmelding innen 20.02. Bindende påmelding og innbetaling av depositum på kr 1.500,- innen 20.03.

 

Sak 11/21 Årsmøte i Vest-Agder fylkeslag 23.04. - 25.04. 2021.

I tillegg til ordinært årsmøte ønsker styret å avholde seminar med tema øyehelse og synsrehabilitering i kommunene.

Som foredragsholder vil styret gjerne invitere forskningssjef Inga Britt Kjelllevold Haugen.

Fra sentralstyret ønskes nestleder Kari Vik.

Daglig leder sender forespørsel til sentralstyret med vårt ønske om Kari Vik som gjest til årsmøtehelgen i Vest-Agder fylkeslag, og invitasjon til forskningssjefen om faglig bidrag på seminaret.

 

Styret vedtok kr 900,- som egenandel for årsmøtehelgen. Denne prisen er pr person og uavhengig om man bor i enkelt- eller dobbeltrom.

 

Sak 12/21 Skriftlige orienteringssaker.

*Protokoll fra møte i brukerutvalget, Sørlandet sykehus, 14.12.20.

*Forslag på brukerrepresentant til NAV Agder. Mail, datert 18.12.20, fra FFO Agder v/Ragnhild A. Wennberg.

*Mail datert 06.01.21 fra Arvid Eidså, Agder fylkeskommune, vedlikehold veg, med positiv tilbakemelding på vår henvendelse vedr. dårlig/manglende lyd på lyskryss i Kristiansand. Jf. Protokoll 7, eventuelt og protokoll 12, sak 128 Skriftlige orienteringssaker.

*Interessepolitisk verksted 2021 utsatt. Mail datert 15.01.21 fra Stian Innerdal, nestleder interessepolitisk avdeling..

Vedtak: Alt tatt til orientering.

*Innkalling til årsmøte i FFO Agder 15.03.21. Mail datert 15.01.21 fra Ragnhild A. Wennberg, fylkessekretær.

Vedtak: Leder Helge Pedersen deltar.

 

Sak 13/21 Muntlige orienteringssaker.

Møte om brukerutvalg på hjelpemiddelområdet. orientering v/Charlotte Wesenberg.

25.01.21 er organisasjonene invitert til å delta i et møte vedr. brukerutvalg på hjelpemiddelområdet i Agder. Det dreier seg om området syn, hørsel og bevegelse. Møtet holdes digitalt.

Styret ber Astrid Hopland Svendsen delta i møtet sammen med Charlotte Wesenberg.

Styret anbefaler Charlotte Wesenberg som medlem i brukerutvalget.

 

Sak 14/21 Samarbeid med Aust-Agder fylkeslag.

Leder Helge Pedersen har vært i kontakt med leder for Aust-Agder fylkeslag vedr. forslag til brukerrepresentant til NAV Agder. Jf. punkt under sak 12./21 i denne protokollen.

I referatet fra samarbeidsmøte med Aust-Agder 12.06.20 står det under punktet «Eventuelt» at målet er å ha et slikt møte et par ganger i året, samt at vi bør ha som målsetting å møte Agderbenken årlig.

Styret ber derfor daglig leder invitere til samarbeidsmøte med følgende saker på agendaen:.

Møte med Agderbenken. (Siste møte var 01.11.19.)

TT.

Representasjon i FFO Agder.

Tilbud til barn og unge.

Daglig leder undersøker mulighet for møtelokale i Rådhuskvartalet.

Forslag til møtetid: 08.04.21, kl 1200-1500.

 

Eventuelt

*Charlotte Wesenberg ønsker renhold av lokalene våre som sak til neste styremøte. Dette  på bakgrunn av misnøye med nåværende leverandør av tjenesten.

*Charlotte Wesenberg minnet om at det må oppnevnes nytt varamedlem fra Vest-Agder fylkeslag til styret for Knut Johansons legat pga dødsfall. Jf. sak 57/20, protokoll 6.

Saken settes opp til styremøtet 25.02.21.

 

Astrid Hopland Svendsen, ref