Protokoll 10 fra styremøte i Vest-Agder fylkeslag

Styremøte 12.11. 2020. Tid og sted: Kl 1300-1730, Gyldenløves gate 5, 4. etg. Disse var innkalt: Helge Pedersen, leder. Astrid Hopland Svendsen, nestleder. Charlotte Wesenberg, styremedlem. Aase Birkeland, styremedlem. (Deltok i møtet fram til kl 1700) Kim Erik Mygland, styremedlem. (Deltok på telefon fram til kl 1610) Clarens Waage, 1. varamedlem. (Deltok på telefon fram til kl 1655) . Bente Brottveit, 2. varamedlem. Fra adm. Sigrun A. Storaker, daglig leder.

Nyhetssak fra 09. desember 2020

Saksliste

Sak 98/20 Godkjenning av innkalling og saksliste.

Sak 99/20 Godkjenning av protokoll fra styremøte 09.10 - 10.10.20.

Sak 100/20 Økonomisk status. Regnskapsoversikt. Søknader. og forslag til budsjett for 2021.

Sak 101/20 Vedr. regnskap for 2019 og ubetalt faktura for husleie 3. og 4. kvartal 2019.

Sak 102/20 Daglig leder orienterer.

Sak 103/20 Avvikling av årsmøte/høstmøte 2020. Konsekvenser i forhold til myndighetenes Korona-tiltak og -retningslinjer.

Sak 104/20 Årshjul 2020/2021.

Sak 105/20 Skriftlige orienteringssaker.

Sak 106/20 Muntlige orienteringssaker.

Sak 107/20 Evaluering av årets synskafe i Mandal 08.10.

Sak 108/20 Dokumentmalen for styremøteprotokoller. Innsendt sak fra Aase Birkeland.

Sak 109/20 Regnskapsrutiner. Svar fra sentralstyret.

Sak 110/20 Deltidsstilling ved kontoret. Svar fra sentralstyret.

Sak 111/20 Sms-systemet i Blindeforbundet. Svar fra sentralstyret.

Eventuelt

 

Sak 98/20 Godkjenning av innkalling og saksliste.

Vedtak: Godkjent.

 

Sak 99/20 Godkjenning av protokoll fra styremøte 09.10 - 10.10.20.

Vedtak: Godkjent ved omsending.

 

Sak 100/20 Økonomisk status. Regnskapsoversikt. Søknader. Forslag til budsjett for 2021. 

*Mottatt regnskapsrapport med kommentarer pr 31.08 og 30.09..20 og kontoutskrift for oktober 2020..

Regnskapet gjenspeiler fortsatt redusert aktivitet som følge av Korona-situasjonen.

*Mottatt mail, datert 19.10.20, fra prosjektleder Eirik Asker Pettersen, Norges Blindeforbund, med informasjon om at det fortsatt er mulig å søke Dam om støtte til tidsbegrensede Koronaprosjekt. Prosjektene skal ha som formål å fremme levekår, fysisk- og psykisk helse, mestring, livskvalitet og sosial deltagelse. 

Ingen søknad sendt da det ikke har vært mulig å prioritere dette blant mengden av arbeidsoppgaver ved kontoret..

*Daglig leder følger med på søknadsfrister med tanke på prosjektet «Tøy strikken, øk motorikken»

*Rapport sendt inn til stiftelsen Dam på prosjektet «nytt syn på fiske»

*Forslag til budsjett for 2021.

Styret og daglig leder presenterer for høstmøtet forslag til budsjett for 2021 med et underskudd på kr  25.000,-.

 

Sak 101/20 Vedr. regnskap for 2019 og ubetalt faktura for husleie 3. og 4. kvartal 2019.

Dette skjedde  i den perioden da fylkeslaget ble ledet av et interimstyre med Blindeforbundets leder og nestleder som medlemmer, og nestleder hadde anvisningsrett. Nåværende forbundsleder formulerer derfor en note som legges ved regnskapet. Fakturaens pålydende er kr 92.228,-.

Vedtak: Styret beklager det som er skjedd. Saken tas til etterretning og faktura er betalt.

 

Sak 102/20 Daglig leder orienterer.

*Velkommen til nye innbyggere i Kristiansand 11.11.. Planlagt deltagelse med informasjonsstand ikke aktuelt da arrangementet ble avlyst  pga innskjerpede Koronarestriksjoner.

*Zoom-møte vedr. prosjektet «iStøtet» 11.11. og 17.11.

Daglig leder og Aase Birkeland  deltok 11.11. Helge Pedersen, Charlotte Wesenberg og Astrid H. Svendsen er påmeldt til 17.11.

*Antall faste givere  i Vest-Agder pr 01.11.: 1293.

*Synshemmede eldre og det digitale samfunnet inngår i prosjektet «iStøtet»..

Det skal jobbes systematisk med å kartlegge bl. a. kompetanse, tilbud og behov i noen utvalgte kommuner. Daglig leder har fått i oppdrag å innhente relevant informasjon fra kommunene Kristiansand, Lindesnes og Flekkefjord.

*Det er kjøpt inn en del produkter fra iCare til framvisning på kontoret.

*29. okt. ble det avholdt digitalt informasjonsmøte der følgende deltok: NAV/HMS, Agder, synskontakter, synskonsulent Ove Ronny Leganger, rehabiliteringskontaktene og daglig leder i Aust- og Vest-Agder.

*03.11. hadde arbeidsgruppa og daglig leder møte med ansatte i medie- og interessepolitisk avdeling, Blindeforbundet vedr. planlegging av informasjonsarbeid og markedsføring av våre saker.

*Medlemsstatus: 9 nye ordinære medlemmer og 3 støttemedlemmer.

Pt 252 medlemmer.

 

Sak 103/20 Avvikling av årsmøte/høstmøte 2020. Konsekvenser i forhold til myndighetenes Korona-tiltak og -retningslinjer.

Pga nye og strengere Korona-tiltak, fra myndighetene og smitteutbrudd i Lyngdal-Farsund  regionen, flyttes års-/høstmøtet til Kristiansand, nærmere bestemt Clarion hotell Ernst.

Deltagere fra vest i fylket tilbys overnatting fra fredag til lørdag. Organisasjonsmøtene avvikles lørdag og søndag, med oppstart kl 1000 lørdag og avslutning med lunsj søndag kl 1300.

Avgjørelsen om å gjennomføre organisasjonsmøtene har vært utfordrende å ta, og styret har forståelse for at flere har valgt å melde avbud. Vi kjenner oss imidlertid trygge på at alle smittevernhensyn blir ivaretatt av hotellet, samtidig som styret selvsagt er oppmerksom på de retningslinjene som til enhver tid er gjeldende.

 

Vedr. konstituering av års-/høstmøtet har styret følgende forslag:

Dirigent: Terje Andre Olsen.

Referent: Øystein H. Fylling.

Møteassistenter: Alf Bore, Berit Ryen og Paula O. Pedersen.

 

Sak 104/20 Årshjul 2020/2021.

Styret gjennomgikk plan for møter og aktiviteter for resten av 2020 og det kommende år.

Daglig leder oppdaterer årshjul og aktivitetsplan etter hvert som datoer kommer på plass.

Årsmøtehelg m/kurs-seminar er tidfestet til 23.04. - 25.04.21. Scandic hotell Sørlandet er bestilt.

 

Sak 105/20 Skriftlige orienteringssaker.

*Protokoll fra styremøte i Kristiansand og omegn lokallag 14.10.20.

Tatt til orientering.

*Protokoll fra møte i brukerutvalget, Sørlandet sykehus, 14.09.20 og 26.10.20.

Tatt til orientering.

*Informasjon fra Funkis Agder med innkalling til årsmøte 17.02.21. Mail datert 28.10.20.

Vedtak: Aase Birkeland og Sigrun Storaker deltar. Aase møter med stemmerett.

*Mail fra FFO Agder, datert 29.10., med invitasjon til å delta i webinar om menneskerettigheter, CRPD. Fra konvensjon til praksis. 16. og 17.11.

Til orientering: Aase Birkeland deltar fra FFO Agder.

*Mail fra FFO Agder datert 30.10.20 vedr. undersøkelse om funksjonshemming, kronisk sykdom og psykisk helse. Svarfrist 12.11.20.

Tatt til orientering.

*Mail datert 03.11.20 fra FFO Agder vedr. brukermedvirkning, påvirkning og NAV. Det etterlyses brukerhistorier som kan påvirke arbeidet med saker i NAV på systemnivå.

Tatt til orientering

*Mail fra FFO Agder datert 04.11.20 hvor protokoll fra styremøte 5 og 6 i FFO Agder er vedlagt.

Tatt til orientering.

*Mail datert 05.11.20 fra seniorrådgiver Arnt Holte vedr. etablering av nettverksgrupper for representanter i brukerutvalg i helseforetak og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne.

Vedtak: Daglig leder melder inn de aktuelle brukerrepresentantene.

*Mail fra FFOAgder, datert 09.11.20, vedr. forslag til kandidater til tillitsverv i styre og valgkomite.

Vedtak: Styret  foreslår Aase Birkeland som kandidat til styreverv i FFO Agder. Daglig leder sender inn forslaget.

  

Sak 106/20 Muntlige orienteringssaker.

*Nytt fra FFO Agder v/Aase Birkeland.

Hun orienterte om saker som ble tatt opp på åretsdialogkonferanse mellom Sørlandet sykehus og organisasjonene, 26.10..

Innsendt sak fra Vest-Agder fylkeslag av NBf vil bli fulgt opp av brukerutvalget og organisasjonsdirektøren ved SSHF. Saken dreier seg om de ekstra utfordringene synshemmede rapporterer om når de er pasienter ved sykehuset, og tips til personalet om enkle grep som kan rette på dette.

*Henvisning til synsrehabilitering v/Astrid H. Svendsen. Mail fra daglig leder i Aust-Agder. datert 16.10.20, om at Åshild Bruun-Gundersen har fremmet representantforslag i Stortinget vedr. saken.

*Digitalt årsmøte i NBfU Sør 27.10.20.

Charlotte Wesenberg deltok i møtet sammen med daglig leder. NBfU Sør er nå etablert med Silje solvang som styreleder.

Daglig leder holder kontakt med ungdomsorganisasjonen med tanke på framtidige arrangement og tilrettelegging for deltagelse i fylkeslagets aktiviteter. 

 

Sak 107/20 Evaluering av årets synskafe i mandal 08.10.

Vel gjennomført og fint arrangement, men tidsrammen var noe knapp.

Veldig bra mediedekning i Lindesnes avis.

Daglig leder har laget en fyldig og balansert rapport som er nyttig å ha med seg i planleggingen av neste års synskafe.

 

Sak 108/20 Dokumentmalen for styremøteprotokoller. Innsendt sak fra Aase Birkeland.

Daglig leder har sett på malen sammen med Aase Birkeland, og funnet en løsning som er tilfredsstillende for både svaksynte og blinde lesere.

 

Sak 109/20 Regnskapsrutiner. Svar fra sentralstyret

Jf. sak 82/20 fra protokoll nr 8, Vest-Agder fylkeslag.

Utskrift fra sentralstyrets protokoll nr. 14/20:

«Sak 277/20 Regnskapsførsel, ansvarlighet og kostnader

 

Forelå e-post av 22. september fra Vest-Agder Fylkeslag ved daglig leder Sigrun Arnardottir Storaker angående regnskapsførsel, ansvarlighet og kostnader.

Forelå notat av 16. oktober 2020 fra økonomisjef Berit M. Dalvik som kommenterer henvendelsen til Vest Agder fylkeslag, svarer på spørsmålene de hadde i henvendelsen sin og gir tilbud om opplæring relatert til styrets fokus på økonomi hvis det er ønskelig.

 Vedtak:

Sentralstyret tiltrer det framlagte svaret fra økonomisjef Berit M. Dalvik med forslag til løsning.»

 

Styrets kommentar: Styret ønsker å ta mot tilbudet fra økonomisjefen om opplæring i regnskapsførsel og økonomi.

Daglig leder undersøker om 20.01. evt. 21.01.21 er mulige datoer for kurset.

 

Sak 110/20 Deltidsstilling ved kontoret. svar fra sentralstyret.

Jf. sak 83/20 fra protokoll nr 8, Vest-Agder fylkeslag.

Utskrift fra sentralstyrets protokoll nr. 14/20:

«Sak 278/20 Refleksjoner omkring ekstra deltidsstilling ved fylkeskontoret i Vest-Agder

Forelå e-post av 22. september fra Vest-Agder Fylkeslag ved daglig leder Sigrun Arnardottir Storaker angående Refleksjoner omkring ekstra deltidsstilling ved fylkeskontoret i Vest-Agder.

Forelå notat av 29. september 2020 fra assisterende generalsekretær Gunnar Haugsveen som redegjør for dagens praksis for bemanning av fylkeskontorene og eventuelt mulighet for å dekke en slik stilling via ekstern finansiering.  

Vedtak:

Sentralstyret har i budsjettforslaget for 2021 satt av 300.000 kroner til solidaritetsstøtte til fylkeslag. Styret ber administrasjonen avklare om Vest-Agder fylkeslags økonomiske situasjon kvalifiserer for tilståelse av solidaritetsmidler fra Lokal synsvenn. Dersom Vest-Agder fylkeslag selv ønsker det, er det ingenting til hinder for å benytte eventuelle solidaritetsmidler til å styrke bemanningen ved fylkeskontoret.»

Styrets kommentar: Styret takker for svaret som tas til orientering.

 

Sak 111/20 Sms-systemet i Blindeforbundet. Svar fra sentralstyret.

Jf. sak 86/20 fra protokoll nr. 8/20, Vest-Agder fylkeslag.

Utskrift fra sentralstyrets protokoll nr. 14/20:

«Sak 279/20 SMS - systemet i Norges Blindeforbund

 

Forelå e-post av 22. september fra Vest-Agder Fylkeslag ved daglig leder Sigrun Arnardottir Storaker angående SMS -systemet i Norges Blindeforbund, hvor de ønsker at det lages faste SMS – headinger for fylkeslag og lokallag, slik at mottaker umiddelbart forstår hvem som er avsender.

 Forelå e-post av 24. september 2020 fra IT - sjef Terje S. Mork som redegjør for at det på kort sikt er vanskelig å lage egne systemer med egne SMS – headinger for hvert fylkeslag og lokallag, men på lengre sikt kan det være mulig å få til en slik løsning.

 Forbundsleder Terje Andre Olsen foreslår at det ses på en løsning slik Vest Agder fylkeslag etterspør på sikt, men inntil videre år vi for den løsningen vi har med at NBF er headingen på våre SMS - er.

Vedtak:

Sentralstyret tiltrer det framlagte forslaget fra forbundsleder.»

 Styrets kommentar: Styret takker for svaret som tas til orientering.

 Eventuelt.

Ingen saker.

 Astrid Hopland Svendsen, refr.