Protokoll 8 fra styremøte i Vest-Agder fylkeslag

Møtedato: 10.09.2020 kl. 13:15-16:45 Møtested: Kjøbmandsgaarden, Mandal

Nyhetssak fra 17. september 2020

 

Til stede:

___________________________________________________________________________

Leder:                   Helge Pedersen

Nestleder:             Astrid Hopland Svendsen

Styremedlem:       Charlotte Wesenberg           

Styremedlem:       Aase Birkeland

2. varamedlem:    Bente Brottveit – (møter med stemmerett pga. forfall)

Fra adm. DL:        Sigrun Arnardottir Storaker

Meldt forfall:         Styremedlem Kim Erik Mygland, 1. varamedlem Clarens Waage.

 

 Saksliste:

Sak 75/20    Godkjenning av innkalling og saksliste.

Sak 76/20    Godkjenning av protokoll 7 fra styremøte 13.08.20.

Sak 77/20    Økonomisk status, regnskapsrapport, søknader.

Sak 78/20    Daglig leder orienterer.

Sak 79/20    Årshjul, arrangementer og aktiviteter.

Sak 80/20    Skriftlige orienteringssaker.

Sak 81/20    Muntlige orienteringssaker.

Sak 82/20    Regnskapsrutiner. Jf. sak 70/20.

Sak 83/20    Deltidsstilling ved kontoret. Jf. sak under Eventelt fra styremøte 13.08.20.

Sak 84/20    Forslag til vedtektsendringer

Sak 85/20    Forslag på tema til synshemmedes aksjonsuke 2021.

Sak 86/20    SMS systemet i Blindeforbundet.

 Sak 87/20    Invitasjon/deltagelse av støttemedlemmer på fylkeslagets arrangement

 

 

 Sak 75/20    Godkjenning av innkalling og saksliste

Godkjent

 

Sak 76/20    Godkjenning av protokoll 7 fra styremøte 13.08.20.

Godkjent ved omsending.

 

Sak 77/20    Økonomisk status, regnskapsrapport, søknader.

Mottatt regnskapsrapport pr 30.06. og 31.07. 2020, samt kontoutskrift for august.

Mottatt avregning formålsandel, Master online, pr 30.06.20.

Regnskapet gjenspeiler fortsatt effekt av pandemien, slik at det blir avvik fra budsjettet både på inntekts- og utgiftssiden.

 

To søknader er sendt til Dam ekspress:

  • Opplæring av pårørende til synshemmede i bruk av digitale verktøy. Prosjekt i to kommuner.
  • «Tøy strikken, øk motorikken» - turprosjekt med tilrettelagt mulighet for fysisk aktivitet på alle nivå.
  • I tillegg ble det foreslått å søke aktuelle banker om støtte, f. eks. Spareskillingsbanken, Åseral sparebank, Birkenes sparebank.

 

Fra Blindeforbundets legat «Hjelp til selvhjelp» har vi fått kr 40.000,- til gjennomføring av turen til Fuglesangsenteret i Danmark. Midlene må benyttes inne 01.04.21.

Mottatt støtte til tiltak for barn og unge må benyttes i løpet av høsten.

Ulike aktivitetsforslag er diskutert. Daglig leder koordinerer gjennomføringen, og det satses på å få noe til i løpet av oktober.

 

Sak 78/20    Daglig leder orienterer.

  • 1342 faste givere  pr 01.09. Noen ønsker å bidra med ledsaging og annen praktisk bistand.
  • Vellykket arrangement for barn og unge med familie/venner i Dyreparken4. - 6. september. 

135 deltagere fordelt på 32 familier, kom fra hele Sør-Norge. Dessverre ingen deltagere fra de to nordligste fylkene.

Daglig leder var tilstede under hele helgen og representerte Blindeforbundet lokalt og sentralt.

Noen uforutsette hendelser ble løst, og det ble en opplevelsesrik helg med profesjonell

tilrettelegging fra Dyreparken.

  • opplæring i Fokus 5. okt.
  • Medlemsstatus: 239 medlemmer pr dato. 27 støttemedlemmer.

9 utmeldinger pga manglende betaling av kontingent. 1 av eget ønske.

2 nye medlemmer siden forrige styremøte.

 

Sak 79/20    Årshjul, arrangementer og aktiviteter.

  • Samling for fylkesledere/daglig ledere på Hurdal 24/25. - 27.10.20.

Håndbok og opplæring er hovedtema for daglig ledere.

Offensiv 25 er tema for fellessamlingen, samt  opplegg for Opplæring av tillitsvalgte.

  • Synskafe 08.10. Sentralt tilbyr sponsing av publisering. Elvesalen i Buen, Mandal, er reservert. Det blir enkel bevertning.

Specksavers stiller med foredragsholder, samt mannskap og utstyr for gratis synstesting.

Våre to rehabiliteringskontakter må involveres. Daglig leder tar seg av dette.

Styreleder sammen med daglig leder finner en person som er villig til å fortelle sin historie vedr. synstap og rehabilitering.

  • Styreseminar 09.10. - 10.10.

Vi kopierer opplegget som var planlagt for mars i år, men som måtte avlyses pga pandemien.

  • Tur til Fuglesangsenteret, Danmark 29.10. - 01.11.

Pga pågående smittesituasjon både i Danmark og Norge, vedtok et enstemmig styre å utsette turen til 2021. Nærmere tidspunkt ikke bestemt. Daglig leder er i dialog med turoperatør og Fuglesangsenteret..

  • Deltagelse på Høst-/årsmøte i Aust-Agder fylkeslag 13. - 14.11.20.

Vedtak:        Sigrun Storaker og Astrid H. Svendsen deltar. Helge Pedersen er vara i tilfelle sykdom.

  • Høstmøte-/Årsmøte 20.11. - 22.11.

Budsjettforslag utarbeides av daglig leder og forelegges leder til gjennomgang før neste styremøte som er 09.10.

På dette styremøte settes for øvrig høst- og årsmøte opp som egen sak.

 

Sak 80/20 Skriftlige orienteringssaker.

  • Protokoll fra styremøte i Mandal lokallag, 10.08.20.
  • Protokoll fra styremøte i Kristiansand og omegn lokallag, 12.08.20 og 25.08.20.
  • Protokoll fra styremøte i FFO Agder, 26.08.20.

Alle protokoller tatt til orientering.

  • Mottatt mail datert 02.09.20, fra forbundsleder med invitasjon til å komme med innspill til

planutvalgets arbeid med handlingsplan 2022-2023 og neste versjon av prinsipp-programmet for Norges Blindeforbund. Første frist 01.12.20.

Kommentar: Kan tas opp på høstmøtet.

  • Mottatt mail, datert 01.09.20, fra nestleder Interessepolitisk avd. Stian Innerdal, med anmodning om å komme med forslag til tema for synshemmedes aksjonsuke 2021. Frist 01.10.20.

Kommentar: Behandles under sak 85/20  i denne protokollen.

  • Mottatt mail, datert 01.09.20 fra Kristin Kjæret, rådgiver Interessepolitisk avd., med invitasjon til kurs for tillitsvalgte i kommunale råd 15. - 17.01.21 på Hurdal syn- og mestringssenter.

Vedtak: Daglig leder melder inn Marianne Schill Reinsnes, Johanne Ausel, Charlotte Wesenberg, Helge Pedersen og Clarens Waage som aktuelle deltagere

  • Mail datert 09.09.20 fra seksjonsleder interessepolitikk og samfunnskontakt, Sverre Fuglerud, med oppfordring til å komme med innspill til høringssvar vedr. ny lov om pengespill. Frist neste uke.

Vedtak: Tatt til orientering.

 

Sak 81/20    Muntlige orienteringssaker.

  • Henvisningsrutiner vedr. synsrehabilitering. Orientering fra møtet i Arendal 17.08.20.

Astrid H. Svendsen orienterte fra møtet der hun og Charlotte Wesenberg deltok fra Vest-Agder fylkeslag. Medlem i Stortingets helsekomite, Åshild Bruun-Gundersen var invitert til møtet av daglig leder i Aust-Agder sammen med forbundsleder Terje Andre Olsen. På bakgrunn av

opplysninger som kom fram i møtet, utarbeidet Brunn-Gundersen et dokument som er kvalitetssikret av fagseksjonen i Blindeforbundet til bruk på nasjonalpolitisk nivå.

  • Orientering v/Charlotte Wesenberg vedr. oppretting av nytt brukerutvalg ved NAV/HMS (Vest-Agder). Møte 27.08.20.

Det er nå gitt klarsignal for oppretting av et nytt områdeutvalg for Agder bestående av 4 fra FFO, 2 fra SAFO og 3 fra HMS..

Åse Birkeland oppfordres til å følge opp saken i FFO Agder.

  • Orientering vedr. Knut Johanssons legat

v/Charlotte Wesenberg.

Legatstyre består av Charlotte Wesenberg,

oppnevnt av Vest-Agder fylkeslags styre, sak 57/20, med Åse Birkeland som vara,

Astrid Hopland Svendsen, oppnevnt av Blindeforbundets sentralstyre, sak 171/20, med Helge Pedersen som vara. Fra Kristiansand

kommune møter politiker Viggo Lùtcherat.

Charlotte Wesenberg er valgt til legatstyrets leder.

  • Agder FFO. Orientering v/Åse Birkeland.

Det jobbes med tilrettelegging av nettbaserte kurs nå som smittevernhensyn begrenser

muligheten for å møtes fysisk i store grupper.

Arbeidet i FFO er interessant og lærerikt.

 

Sak 82/20    Regnskapsrutiner. Jf. sak 70/20.

Følgende tekst ble lagt fram for styret til godkjenning:

 

Til Sentralstyret

 

Vest-Agder fylkeslag ønsker å ta opp noen spørsmål omkring regnskapsførsel, ansvarlighet og kostnader.

Hvilke tjenester betaler vi for, og hva får vi?

Vi lurer også veldig på dette med ansvarlighet.

Her siteres standard teksten som følger med regnskapet når det skal underskrives:

«Styret og daglig leder (ledelsen) er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet i samsvar med lov og forskrifter, herunder for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens

regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen er også

ansvarlig for slik intern kontroll som den finner nødvendig for å kunne utarbeide et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil.

Ved utarbeidelsen av årsregnskapet må ledelsen ta standpunkt til foreningens evne til fortsatt drift og opplyse om forhold av betydning for fortsatt drift. Forutsetningen om fortsatt drift skal legges til grunn så lenge det ikke er sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet.»

 

Hvorfor er ikke regnskapsførers ansvar nevnt?

Hvordan skal styret ha et reelt og ikke bare et formelt ansvar for å skrive under på et regnskap, men

regnskapsførere ikke skal ha ansvar for en jobb det betales for, og som vedkommende er betalt for å

utføre?

 

Styret får tilsendt månedlige regnskapsrapporter og kan gå gjennom tall, med tanke på det

oppsatte budsjettet, men har ingen mulighet til å få dypere innsikt eller oversikt.

 Det kan ikke være riktig at et styre, sammensatt av synshemmede med varierende bakgrunn skal være ansvarlig for et arbeid andre utfører.

 

Vi ønsker en diskusjon om dette.

Å jobbe med interessepolitikk betyr ikke at en har kompetanse til å sette seg inn i og forstå et regnskap. Det er heller ikke lett å få oversikt når en bruker skjermleser.

 Vi lurer også på hvorfor det tar så lang tid å få tilbakebetalt beløp en har lagt ut. Det er også merkelig at det kontonummeret en selv har fylt inn i skjema for tilbakebetaling ikke er det som brukes.

 Videre mener vi at regnskapssystemet er gammeldags og lite effektivt. Vanlige rutiner ellers, er at bilag etc scannes. I Blindeforbundet må en sende bilag med post.

 Med denne henvendelsen viser vi til pågående arbeid med digital opprusting i Blindeforbundet.

 

Vennlig hilsen

styret i Vest-Agder fylkeslag

v/leder Helge Pedersen

 Vedtak:        Et enstemmig styre ber daglig leder oversende saken til sentralstyret v/forbundsleder Terje Andre Olsen.

 

 

Sak 83/20    Deltidsstilling ved kontoret. Jf. sak under

Eventuelt fra styremøte 13.08.20.

Følgende tekst ble lagt fram for styret til gjennomgang og godkjenning:

 

Til sentralstyret, Norges blindeforbund.

 

Refleksjoner omkring ekstra deltidsstilling ved fylkeskontoret i Vest-Agder.

 Å drifte et levende, aktivt kontor er en svært utfordrende oppgave for en person alene, - spesielt når både daglig leder og tillitsvalgte har store ambisjoner både i forhold til intern og

ekstern virksomhet.

 Daglig leder har sin instruks, og ivaretar sine oppgaver ut fra denne.

Men - er en stilling ved kontoret nok til at vi kan engasjere oss slik vi ønsker innen f. eks. interessepolitikk, universell utforming, informasjon ut i samfunnet om synshemmedes

utfordringer og mulighet for aktiv deltagelse osv?

 Trenger vi en ekstra person , deltidsstilling, ved kontoret?

Styret i Vest-Agder fylkeslag mener «Ja». -

Spørsmålet blir da: Hvordan skal vi gå fram mht finansiering av en slik stilling? Vår økonomi tåler ikke en slik fast utgiftspost.

Styret er kjent med at avlønning av sekretærer ved fylkeskontorene fra sentralt, har vært luftet.

Vi tenker også at en mulighet kunne være en prosjektstilling i regi av NAV eller BUFDIR.

 

Følgende oppgaver er eksempler på hva vi tenker oss kunne være tillagt stillingen:

  • Motiverende arbeid og medlemspleie sammen med daglig leder
  • Referent på ulike møter, inkl. styremøter.
  • Informasjonsarbeid - rekruttering av nye medlemmer.
  • Sentervert, ledsaging ved behov.
  • Hjelpe medlemmer med  bruk av smartteknologi.
  • Bidra til gjennomføring av «Offensiv 25»

-      bare for å nevne noe -

 

Vi ber om at denne henvendelsen fra Vest-agder fylkeslag tas opp til vurdering/diskusjon i sentralstyret, og ser fram til

tilbakemeldingen.

 

Vennlig hilsen

Styret i Vest-Agder fylkeslag

v/leder Helge Pedersen

 

Vedtak:        Et enstemmig styre, etter en språklig bemerkning som er rettet, ber daglig leder

oversende henvendelsen til Blindeforbundets sentralstyre v/forbundsleder Terje Andre Olsen.

 

Sak 84/20    Forslag til vedtektsendringer

Styret har forslag på en endring av, og en tilføyelse til Blindeforbundets vedtekter.

 

  • §9 Landsmøte

Landsmøtet foretar følgende valg:

Punkt 1 Nåværende ordlyd:

«forbundsleder, nestleder, to styremedlemmer, samt første, andre, tredje og fjerde varamedlem til Norges Blindeforbunds sentralstyre. Disse bør velges med størst mulig geografisk og aldersmessig spredning»

 

Vest-Agder fylkeslag foreslår følgende endring av teksten:

«forbundsleder, nestleder,  fem styremedlemmer, samt to varamedlemmer. Disse skal velges med best mulig geografisk spredning, og med begge kjønn rimelig likeverdig representert. I

tillegg skal en representant med personlig vararepresentant, valgt av landsmøte i Norges Blindeforbunds ungdom, ha fast plass med stemmerett i sentralstyret»

 

Begrunnelse:

Vi mener at sentralstyrets oppgaver og arbeidsform er så omfattende og krevende at de som velges til verv her, må ha ressurser av

kompetanse, krefter og tid for å innfri i forhold til den tillit de er vist av landsmøtet. Et større antall bør derfor velges som fullverdige medlemmer av sentralstyret, og vi mener at to varamedlemmer er tilstrekkelig til å dekke opp for forfall til møtene.

 

  • Karantenetid

Vest-Agder fylkeslag foreslår følgende tillegg i NBfs vedtekter:

Alle som har hatt et ansettelsesforhold eller

engasjement i Norges Blindeforbund, kan ikke velges til noen form for tillitsverv i organisasjonen i løpet av to år etter at arbeidsforholdet er opphørt.

 

Begrunnelse:

Unngå lojalitetskonflikter, fokusere på rolleforståelse og ansvarsfordeling.

 

Vedtak:        Et enstemmig styre gikk inn for å legge fram

foreslåtte endring av §9, punkt 1 og tillegget vedr. karantenetid, for høstmøtet til behandling.

 

Sak 85/20    Forslag på tema til synshemmedes

Aksjonsuke 2021.

Styret har mottatt et forslag fra Charlotte Wesenberg om at myter og holdninger i

forbindelse med synstap, kan være et tema å spill inn.

Styret støtter forslaget, og mener at et slikt tema kan gi utgangspunkt for mye god

folkeopplysning om syn og hva det vil si å leve med synstap.

Vedtak:        Daglig leder sender inn forslaget innen fristen 01.10.

 

Sak 86/20    SMS systemet i Blindeforbundet.

Følgende forslag ble lagt fram for styret til gjennomgang og godkjenning:

 

Til sentralstyret.

Alle beskjeder som sendes ut til medlemmer via sms, har samme heading, dvs NBf, enten det gjelder info fra

blindeforbundet sentralt, syn- og mestringssentra, fylkeslaget eller lokallaget. Dette har erfaringsmessig ført til at f. eks. et medlem har gått glipp av info fra sitt lokallag fordi

vedkommende har slettet en sms om et kurs på Solvik, og

dermed slettet hele tråden.

Vi lurer derfor på om det er teknisk mulig å lage faste

sms-headinger for fylkeslag og lokallag, slik at mottaker umiddelbart forstår hvem som er avsender?

Sms er trolig blitt det viktigste informasjonsmediet som vi når de aller fleste med. Det er derfor av så stor betydning at

systemet fungerer så godt det lar seg gjøre for alle.

Håper på forståelse for denne henvendelsen.

 

Vennlig hilsen

styret i Vest-Agder fylkeslag

v/leder Helge Pedersen

 

Sak 87/20    Invitasjon/deltagelse av støttemedlemmer på fylkeslagets arrangement.

Innmeldt sak fra Bente Brottveit og Astrid H. Svendsen.

 Etter en avklarende meningsutveksling, ble følgende enstemmig vedtatt:

 Støttemedlemmer inviteres til å delta på fylkeslagets arrangement så langt plassen tillater det. De betaler egenandel som er bestemt, mot at de er behjelpelige med ledsaging og praktisk bistand til medlemmer som trenger det.

 

Astrid Hopland Svendsen, refr.