Retningslinjer for konflikthåndtering i Norges Blindeforbund

1 Hensikt
2 Definisjon
3 Omfang
4 Roller og ansvar
5 Varsling om kritikkverdige forhold
6 Prinsipper for konfliktforebygging
7 Prinsipper for konflikthåndtering
8 Skjema
9 Avvik
10 Referanser

1 Hensikt

Retningslinjer for konflikthåndtering skal sikre en forsvarlig og systematisk håndtering av konflikter i Norges Blindeforbund. Retningslinjene skal skape forutsigbarhet for berørte parter gjennom å definere ansvar, oppgaver, sentrale aktører og prinsipper. Målet er at vi gjennom dette:

1. Øker organisasjonens og enkeltindividers evne til å leve med saks- og interessekonflikt uten at det eskalerer til personkonflikter.
2. Gjør organisasjonen bedre rustet til å oppdage eskalerende konflikter, samt senker terskelen for å sette inn tiltak på et tidlig tidspunkt.
3. Håndterer konflikter på en måte som bygger tillit, reduserer utrygghet og skaper forutsigbarhe
4. Fremmer et arbeidsmiljø og en organisasjonskultur som gjør at ansatte, likepersoner, tillitsvalgte og medlemmer ikke utsettes for uheldige belastninger.
5. Hindrer at konflikter står i veien for Norges Blindeforbunds måloppnåelse.

2 Definisjon

Med konflikt menes en situasjon der minst den ene parten opplever den andre som et hinder eller som en kilde til frustrasjon. En part kan være en person eller gruppe.
Definisjonen er hentet fra van de Vliert, E. (1998). Conflict and conflict management. In P. J. D. Drenth, H. Thierry, & C. J. de Wolff (Eds.), Handbook of work and organizational psychology: Personnel psychology (pp. 351–376). Psychology Press/Erlbaum (UK) Taylor & Francis.

3 Omfang

Retningslinjene gjelder alle konflikter innenfor Norges Blindeforbunds virksomhet. Konflikter kan være mellom personer og / eller grupper, og det kan berøre medlemmer, tillitsvalgte, likepersoner og / eller ansatte. Dette betyr at også utenforstående kan være part i en konflikt.
Med tillitsvalgt menes i denne sammenheng personer som er valgt av medlemmer eller medlemsoppnevnte organer til å representere medlemmene. Eksempler er medlemmer og varamedlemmer i sentralstyret, fylkesstyrer og lokallag, medlemmer av utvalg, medlemmer av landsstyret og delegater på Landsmøtet.
Med likepersoner menes i denne sammenheng frivillige som Norges Blindeforbund har valgt til å ha en særskilt rolle i organisasjonens likepersonsarbeid. Rollen stiller krav til opplæring og erfaringskompetanse som svaksynt, blind eller pårørende. og der de rapporterer til ansattorganisasjonen. Eksempler er rehabiliteringskontakter, medlemskontakter og mentorer.

4 Roller og ansvar

4.1 Rolleavklaring

Når en konflikt er identifisert, skal den ansvarlige for håndteringen gjøre en vurdering av hvilke roller personene innehar i den aktuelle konfliktsituasjonen, altså om personene primært er berørt som medlem, tillitsvalgt, likeperson eller ansatt. Den videre håndteringen må ta hensyn til denne avklaringen. Om den ansvarlige er i tvil, skal spørsmålet løftes til overordnede, jf. punkt 4.2 og 4.3.

4.2 I ansattorganisasjonen

Ledere med personalansvar har et ansvar for å forebygge konflikter gjennom oppfølging og opplæring av medarbeidere. Ledere har både en aktivitetsplikt (Jf. AML §§ 4-1 og 2-1, og ldl § 26) og en omsorgsplikt (Jf. AML §§ 2-1 , 3-1 og 4-1).
Arbeidstaker har en medvirkningsplikt (jf. aml § 2-3) og skal delta aktivt for å skape et godt arbeidsmiljø og medvirke til å løse samarbeidsproblemer og konflikter. Arbeidstakere har plikt til å delta i opplæring og sette seg inn i relevante rutiner og retningslinjer. Arbeidstaker skal varsle leder dersom en konfliktsituasjon ikke løses av de involverte selv.
Nærmeste leder er saksbehandler i konfliktsaker. I tilfeller der leder er en del av konflikten håndteres saken av ledere på høyere nivå, alternativt av HR-avdelingen. HR-avdelingen bistår i alle konfliktsaker ved behov. Ansatte og likepersoner som ønsker å melde ifra om en konflikt, går primært til nærmeste leder, men kan henvende seg til dennes overordnede eller HR dersom nærmeste leder er involvert i konflikten.
Generalsekretær har det overordnede ansvaret for konflikthåndtering som berører ansatte og likepersoner.

4.3 I medlemsorganisasjonen

Sentralstyret og fylkesstyrene har et ansvar for å forebygge konflikter gjennom oppfølging og opplæring av tillitsvalgte og medlemmer. Styrene har en aktivitetsplikt når en konflikt har ført til eller kan føre til uheldige fysiske eller psykiske belastninger.
Tillitsvalgte skal delta aktivt for å skape et godt arbeidsmiljø og medvirke til å løse samarbeidsproblemer og konflikter. Tillitsvalgte har plikt til å delta i opplæring og sette seg inn i relevante rutiner og retningslinjer. Medlemmer skal varsle styret dersom en konfliktsituasjon ikke løses av de involverte selv.
Styret er saksbehandler i konfliktsaker. I tilfeller der styret i et fylkeslag er en del av konflikten, håndteres saken av sentralstyret, alternativt av organisasjonsutvalget. HR-avdelingen bistår i alle konfliktsaker ved behov. Medlemmer og tillitsvalgte som ønsker å melde ifra om en konflikt, går primært til styret i sitt lokallag eller fylkeslag, men kan henvende seg til styret på neste nivå eller HR dersom det aktuelle styret er involvert i konflikten.
Forbundsleder har det overordnede ansvaret for konflikthåndtering som berører medlemmer og tillitsvalgte.

4.4 På tvers av ansatt- og medlemsorganisasjonen

Dersom konflikter berører personer på tvers av ansattorganisasjonen og medlemsorganisasjonen, for eksempel mellom ansatte og tillitsvalgte, må ansvarlige involveres i tråd med både punkt 4.2 og 4.3 over. Den enkeltes rettigheter og plikter må ivaretas ut fra den enkeltes rolle og gjeldende lov- og avtaleverk.

5 Varsling om kritikkverdige forhold

Hvis det i en konflikt eller i en konfliktløsningsprosess fremmes påstander om kritikkverdige forhold og brudd på lovregler, interne regler eller etiske retningslinjer, må den som mottar varselet sørge for riktig behandling i tråd med Norges Blindeforbunds varslingsveileder.

6 Prinsipper for konfliktforebygging

Forebygging av konflikter i Norges Blindeforbund skal bygge på prinsippene nedfelt i organisasjonens etiske retningslinjer. Dette handler om:

•  Å bygge gode mellommenneskelige relasjoner.
• Å være en åpen og tilgjengelig organisasjon.
• Å være en inkluderende organisasjon.
• Å ha et godt omdømme.
• Å ikke akseptere seksuell trakassering.
• Å være ansvarlige i forvaltningen av forbundets midler.
  Dette er et godt utgangspunkt for å hindre at konflikter eskalerer. Det vil imidlertid ikke hindre at konflikter finnes, da uenighet om prioriteringer og veivalg er en naturlig del av samspillet mellom mennesker, noe som særlig kan komme til uttrykk i komplekse organisasjoner med et formål mange kjenner et sterkt eierskap til. Vi bør ha åpne samtaler om hvordan vi skal opptre for å verdsette uenigheten og ta gode diskusjoner, uten at dette skal oppleves truende eller føre til konflikteskalering. Noen prinsipper for å oppnå dette kan være:
• Å opptre respektfullt: Å vise nysgjerrighet for andres meninger og fremme vårt syn uten å bruke hersketeknikker eller personangrep.
• Å være ærlig: Å mene det vi sier.
• Å velge våre kamper: Av hensyn til at meninger og saker kan være særlig følsomme for andre, bør vi vurdere hvilke kamper det er verdt å ta. I dette ligger også å vurdere hvilken arena som er best å bruke, for eksempel kan skriftlige meningsytringer fremstå som mer konfronterende enn avsender har ment. Noen uenigheter er best å ta på tomannshånd, mens andre kan tas i større fora uten at det fører til konflikteskalering.
• Å snakke med hverandre og ikke om hverandre: Å ha en kultur der det er akseptert å snakke bak ryggen på andre, skaper utrygghet og grobunn for konflikt.

7 Prinsipper for konflikthåndtering

Håndtering av konflikter i Norges Blindeforbund skal bygge på følgende prinsipper:

• Nærhet: Konflikter skal håndteres på lavest mulig nivå, det vil si det laveste nivået med den tillit som er nødvendig for å løse konflikten. Det beste er om de involverte selv klarer å snakke sammen og avklare seg imellom hvordan de skal forholde seg til hverandre for å unngå en eskalerende konfliktdynamikk, selv om den saklige uenigheten kan bestå.
• Habilitet: Retningslinjer for habilitet og nære relasjoner for ansatte og likepersoner i Norges Blindeforbund skal ligge til grunn for utpeking av ansvarlige i konflikthåndteringen og for beslutninger i konflikthåndteringsprosessen. Berørte av konflikten skal i størst mulig grad ha tillit til de som har roller i å håndtere konflikten.
• Åpenhet og kontradiksjon: All saklig informasjon som kommer opp og som brukes aktivt gjennom håndtering av en konflikt skal være tilgjengelig for alle parter og den som skal håndtere konflikten. Alle som får beskyldninger rettet mot seg har rett til å uttale seg om beskyldningen. De som blir berørt av en konflikt uten å være direkte part, bør få tilstrekkelig informasjon til å kunne opptre på en måte som ikke bidrar til å eskalere konflikten, uten å få innsyn i taushetsbelagte opplysninger.
• Konfidensialitet: Retningslinjer for forsvarlig håndtering av taushetsbelagte opplysninger skal følges i all konflikthåndtering.
• Dokumentasjon: Alle møter i forbindelse med en konflikthåndtering skal dokumenteres med underskrift av de deltakende parter, alternativt med skriftlig bekreftelse på at referatet er godkjent. Bekreftelsen kan for eksempel sendes på e-post.
• Omsorg: Partene i en konflikt skal bli ivaretatt. Den som er part i en konflikt kan velge å la seg bistå av en person i alle møter og aktiviteter knyttet til konflikthåndteringsprosessen.

8 Skjema

Se rutine for konflikthåndtering for ansatte og likepersoner i Norges Blindeforbund.

9 Avvik

Avvik fra disse retningslinjene kan føre til konsekvenser og endringer i arbeidsforhold og tillitsverv.

10 Referanser

Arbeidsmiljøloven (aml)
Likestillings- og diskrimineringsloven (ldl)
Varslingsveileder i Norges Blindeforbund
Retningslinjer for habilitet og nære relasjoner for ansatte og likepersoner i Norges Blindeforbund
Retningslinjer for distribusjon av saksdokumenter og forsvarlig håndtering av taushetsbelagte opplysninger

Versjonshistorikk
Versjon 1: Ferdigstilt 25. april 2023. Vedtatt av landsstyret på møtet
2. - 4. juni 2023